Una grafica freelance ci ha scritto qualche tempo fa: il cliente le aveva restituito la fattura perché nel campo "codice fiscale" c'era la sua partita IVA, e nel campo "partita IVA" di nuovo lo stesso numero. Lei era convinta che, una volta aperta la partita IVA, il codice fiscale personale "andasse in pensione". Non è così, ed è un equivoco molto diffuso tra chi si mette in proprio per la prima volta.
La distinzione, detta in una riga, è questa: il codice fiscale identifica un soggetto davanti al fisco, la partita IVA identifica un soggetto che svolge un'attività economica rilevante ai fini IVA. Tutti hanno il primo. Solo chi fa impresa o esercita una professione in modo abituale ha anche la seconda.
Il confronto in una tabella
Prima di entrare nei dettagli, conviene mettere le due cose una accanto all'altra. Buona parte dei dubbi si risolve già qui.
| Codice fiscale (persona fisica) | Partita IVA | |
|---|---|---|
| Chi ce l'ha | Ogni persona registrata presso l'anagrafe tributaria, dalla nascita | Chi svolge attività d'impresa, artistica o professionale |
| Formato | 16 caratteri, lettere e numeri | 11 cifre |
| Cosa contiene | Dati derivati da cognome, nome, data, sesso e luogo di nascita | Matricola, codice dell'ufficio, cifra di controllo |
| Durata | Per tutta la vita | Dall'apertura alla chiusura dell'attività |
| Si può avere più volte? | No, uno solo | Una persona può chiuderla e, in seguito, aprirne una nuova |
Per società ed enti il quadro cambia, perché lì il codice fiscale è a sua volta numerico e spesso coincide con la partita IVA. Ne parliamo più sotto.
Il codice fiscale: vi segue ovunque
Il codice fiscale delle persone fisiche viene attribuito in base al DPR 29 settembre 1973 n. 605 e non cambia per tutta la vita, salvo correzioni di dati sbagliati. Si costruisce a partire dai dati anagrafici: tre lettere per il cognome, tre per il nome, anno e mese di nascita, giorno (aumentato di 40 per le donne), codice del comune o dello stato estero e un carattere di controllo finale. Chi vuole capire ogni posizione può leggere la guida su come leggere un codice fiscale carattere per carattere.
Lo usate per la tessera sanitaria, il contratto di lavoro, il conto in banca, l'affitto, l'iscrizione a scuola dei figli, la ricetta in farmacia. Mario Rossi, nato a Roma il 1° gennaio 1980, ha il codice RSSMRA80A01H501U e continuerà ad averlo anche se domani aprisse una ditta individuale.
La partita IVA: legata all'attività
La partita IVA è un numero di 11 cifre che l'Agenzia delle Entrate attribuisce quando dichiarate di iniziare un'attività economica. Le prime sette cifre sono la matricola, le tre successive indicano l'ufficio provinciale che l'ha attribuita, l'ultima è una cifra di controllo calcolata con un algoritmo del tipo Luhn. Il procedimento lo abbiamo spiegato passo passo nell'articolo sul codice fiscale numerico a 11 cifre, visto che la struttura è identica.
A differenza del codice fiscale, la partita IVA ha un inizio e una fine. Si apre con la dichiarazione di inizio attività e si chiude con la dichiarazione di cessazione. Se poi, a distanza di anni, la stessa persona riprende a lavorare in proprio, apre una nuova posizione. Il codice fiscale, intanto, è rimasto sempre quello.
Un dettaglio che interessa chi lavora con clienti esteri: nelle operazioni con altri paesi dell'Unione europea la partita IVA viene indicata con il prefisso IT, e la sua validità ai fini degli scambi intracomunitari si controlla sul sistema VIES della Commissione europea.
Quando i due numeri coincidono
Qui molti si confondono, e con qualche ragione. Per le società e gli enti il codice fiscale non è alfanumerico: è anch'esso di 11 cifre. Quando una srl nasce e apre la posizione IVA, di solito riceve un unico numero che vale sia come codice fiscale sia come partita IVA. Ecco perché su tante fatture aziendali vedete lo stesso valore ripetuto due volte.
Per le persone fisiche, invece, i due numeri non coincidono mai. Non possono: uno ha 16 caratteri con lettere, l'altro 11 cifre. La ditta individuale di Giuseppe Esposito avrà una partita IVA numerica, ma il codice fiscale del titolare resterà SPSGPP75S23F839Y. Ed è proprio questo il caso della nostra grafica: il campo "codice fiscale" della fattura andava compilato con il suo codice personale.
Quale scrivere, e dove
Nella vita di tutti i giorni la regola è abbastanza intuitiva, anche se ci sono casi di confine.
Da privati
Come persone, usate sempre il codice fiscale: moduli sanitari, pratiche INPS, contratti d'affitto, apertura di un conto, acquisti per cui chiedete lo scontrino "parlante" da portare in detrazione. Se una commessa vi chiede "partita IVA o codice fiscale?" e state comprando per voi, la risposta è il codice fiscale.
Da titolari di partita IVA
Quando acquistate per la vostra attività, fornite la partita IVA, e spesso anche il codice fiscale. Nella fattura elettronica emessa verso un privato consumatore, al contrario, compare solo il codice fiscale del cliente, perché il cliente una partita IVA non ce l'ha. Chi inverte i due campi rischia che il documento venga scartato o contestato.
Da società
Se il numero è unico, lo indicherete in entrambi i campi. Se l'ente ha due numeri diversi, e capita con alcune associazioni che hanno aperto la partita IVA dopo anni di attività non commerciale, bisogna fare attenzione a non mescolarli.
Vuoi controllare che una partita IVA ricevuta da un fornitore sia scritta correttamente? Il controllo formale richiede pochi secondi.
Verifica una partita IVADue errori che vediamo spesso
Il primo è pensare che la partita IVA "sostituisca" il codice fiscale. Non lo sostituisce mai: i due convivono, e la dichiarazione dei redditi del professionista resta legata al suo codice fiscale personale.
Il secondo è fidarsi di un numero solo perché "sembra giusto". Un errore di battitura in una partita IVA di 11 cifre salta subito all'occhio di un software, grazie alla cifra di controllo, ma non all'occhio umano. Lo stesso vale per il codice fiscale: RSSMRA80A01H501X sembra identico a quello di Mario Rossi, ma l'ultima lettera è sbagliata. Un passaggio sulla verifica del codice fiscale lo mette in evidenza subito. Ricordate però che il nostro controllo è solo formale e che il sito non è affiliato all'Agenzia delle Entrate.
Se state per aprire la partita IVA
Tenete a portata di mano il vostro codice fiscale, perché è il primo dato che vi verrà chiesto nella dichiarazione di inizio attività. La procedura si può fare presso l'Agenzia delle Entrate o, per le imprese iscritte al Registro delle imprese, attraverso la comunicazione unica alla Camera di commercio; nella maggior parte dei casi conviene farsi seguire da un commercialista, soprattutto per scegliere il regime fiscale. Una volta ottenuto il numero, aggiornate subito carta intestata, sito, profilo sulla piattaforma di fatturazione e firma email: sono i posti da cui i clienti copieranno i vostri dati per i prossimi anni.
Domande frequenti
Se chiudo la partita IVA perdo anche il codice fiscale?
No. Il codice fiscale resta lo stesso per tutta la vita. Con la chiusura cessa solo la posizione IVA legata all'attività.
Un dipendente ha la partita IVA?
Il lavoratore dipendente, per il solo rapporto di lavoro subordinato, non ne ha bisogno: gli basta il codice fiscale. La partita IVA serve se svolge in modo abituale anche un'attività autonoma.
Perché la mia società ha lo stesso numero come codice fiscale e partita IVA?
Perché alle società viene normalmente attribuito un unico numero di 11 cifre, che vale per entrambe le funzioni. È la situazione più comune per le società commerciali.
Posso ricavare il nome del titolare da una partita IVA?
Non dal numero in sé, che contiene solo matricola, codice ufficio e cifra di controllo. Per sapere a chi è intestata bisogna consultare i servizi dell'Agenzia delle Entrate o il Registro delle imprese.
