Verificare il codice fiscale di dipendenti, inquilini e clienti

Un codice fiscale corretto non vi dice chi avete davanti. Vi dice soltanto che quei 16 caratteri sono stati composti secondo le regole. Sembra una sottigliezza, ma è la cosa da tenere a mente per chiunque, per lavoro, raccolga codici fiscali altrui: l'ufficio del personale che assume, il proprietario che affitta un appartamento, l'agenzia immobiliare, lo studio professionale che apre una nuova pratica, il negozio che emette fatture ai privati.

In tutti questi casi il codice serve, e deve essere giusto. Un errore in una Certificazione Unica, in un contratto di locazione da registrare o in una fattura elettronica costa tempo e, a volte, qualche telefonata imbarazzante. Ma il controllo va fatto con criterio, sapendo che cosa può dimostrare e che cosa no, e senza trasformarlo in una raccolta di dati personali più ampia del necessario.

Cosa verifica davvero un controllo formale

Un controllo formale, come quello del nostro strumento di verifica del codice fiscale, fa alcune cose precise:

1. controlla che il codice abbia 16 caratteri e che lettere e cifre stiano nelle posizioni giuste;
2. verifica che mese e giorno di nascita siano plausibili (per le donne il giorno è aumentato di 40);
3. controlla che il codice del luogo di nascita corrisponda a un comune o a uno stato estero;
4. ricalcola il carattere di controllo finale e lo confronta con quello scritto;
5. riconosce le varianti per omocodia, in cui alcune cifre sono sostituite da lettere.

Il punto 4 è quello che scova i refusi. Prendete RSSMRA80A01H501X: a colpo d'occhio sembra il codice di Mario Rossi, nato a Roma il 1° gennaio 1980, ma l'ultima lettera dovrebbe essere U. Una lettera sola, e il codice non è quello registrato. Chi vuole capire il meccanismo trova la spiegazione completa nell'articolo sul carattere di controllo.

Il punto 5 è meno noto e causa rifiuti ingiustificati. Un codice come RSSMRA80A01H50MM ha una lettera dove ci si aspetterebbe una cifra, ma non è sbagliato: è una variante per omocodia, attribuita quando due persone avrebbero lo stesso codice. Se il vostro gestionale lo scarta, il problema è del gestionale. Ne parliamo in dettaglio nella pagina sull'omocodia.

Cosa la verifica non prova

Qui molti si confondono. Un codice formalmente valido può comunque:

• non essere mai stato attribuito a nessuno, perché chiunque può calcolarlo partendo da dati inventati;
• appartenere a una persona diversa da quella che ve lo ha dato;
• essere stato calcolato con dati esatti ma non coincidere con quello ufficiale, per esempio in caso di omocodia.

In altre parole, il controllo formale non è una verifica d'identità. Se avete bisogno di sapere che la persona è davvero chi dice di essere, dovete guardare un documento di riconoscimento, e se vi serve sapere che il codice è registrato nell'anagrafe tributaria dovete passare dai servizi dell'Agenzia delle Entrate. Il nostro sito non è collegato all'Agenzia e non accede a nessuna banca dati: fa matematica sui caratteri, niente di più.

Tre situazioni tipiche

L'ufficio del personale

Il datore di lavoro ha bisogno del codice fiscale del dipendente per la busta paga, i contributi e la Certificazione Unica. Il modo più semplice e sicuro è acquisirlo dalla tessera sanitaria o dal documento ufficiale che lo riporta, e passarlo da un controllo formale prima di caricarlo nel software paghe. Così si evitano gli errori di trascrizione, che sono di gran lunga i più frequenti.

Il proprietario di casa e l'agenzia

Per registrare un contratto di locazione servono i codici fiscali delle parti. Un inquilino che detta il proprio codice al telefono può sbagliare una cifra senza accorgersene, e la registrazione si inceppa. Chiedete una copia del documento su cui il codice compare, controllatelo, e confrontate i dati anagrafici che ne derivano con quelli della carta d'identità. Le agenzie immobiliari hanno poi obblighi specifici di identificazione dei clienti, che vanno oltre il codice fiscale e seguono regole proprie.

Il negozio e lo studio professionale

Quando il cliente privato chiede la fattura, il codice fiscale serve per intestarla. Qui basta un controllo formale per evitare lo scarto del documento. Non c'è bisogno di chiedere altro, e in genere non è opportuno farlo.

Il GDPR e la regola del "solo quello che serve"

Il codice fiscale è un dato personale, e da solo rivela nome abbreviato, data e luogo di nascita e sesso di una persona. Il Regolamento UE 2016/679, il GDPR, chiede che i dati raccolti siano adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità. È il principio di minimizzazione, previsto dall'articolo 5.

Tradotto nella pratica di tutti i giorni significa alcune cose semplici. Chiedete il codice fiscale solo quando serve davvero per un adempimento o per il servizio. Non conservate fotocopie di documenti se non avete un motivo per farlo; se vi servono, tenetele in un posto protetto e per il tempo necessario. Non girate i codici via chat o email in chiaro a chi non ne ha bisogno. E informate le persone del perché raccogliete il dato, come prevede l'informativa privacy.

Anche l'uso di strumenti online va pensato. Se controllate un codice su un sito esterno, sapete che cosa succede al dato inserito? Il nostro strumento esegue il calcolo nel browser, ma è una buona abitudine porsi la domanda con qualunque servizio.

Una procedura ragionevole

Chiedete il codice all'interessato, possibilmente da un documento che lo riporta. Fatelo passare da un controllo formale per eliminare i refusi. Se il contesto lo richiede, confrontate i dati che il codice esprime con quelli del documento d'identità. Quando serve la certezza che il codice sia registrato, usate i servizi dell'Agenzia delle Entrate indicati su agenziaentrate.gov.it. Poi conservate solo quello che vi serve, per il tempo che vi serve.